Construção
Manuais de Operação & Manutenção
Como estruturar um Manual de Operação & Manutenção
postado em: 21/07/2015 14:49 h atualizado em: 22/07/2015 11:23 h

Em tempos de recessão várias empresas costumam voltar as suas “miras e canhões” para si próprias, em um verdadeiro processo de “caça às bruxas”, tentando enxugar os seus custos operacionais e, consequentemente, as suas despesas com a manutenção e operação. Na verdade, esta deveria ser uma ação contínua, promovida por programas que incentivassem a criatividade de seus colaboradores e que assegurassem sempre a tomada de ações voltadas à melhoria de processos e resultados.

No entanto, o que muitos às vezes esquecem é que mesmo instalações bem projetadas e instaladas poderão, sim, atingir resultados pífios em relação ao desempenho previsto durante a sua concepção. A grande verdade é que o principal “material” ou “ferramenta” que temos em mãos na atividade de Operação & Manutenção será sempre a mão de obra, composta por seres humanos que podem simplesmente esquecer, confundir, insistir e errar em suas atividades. Isto é “ser” humano.

Como então podemos minimizar estes efeitos de “ser” um humano?

- Será que simplesmente enrijecendo os nossos processos de seleção e contratação?

- Ou também investindo em treinamentos para as nossas equipes?

No fundo, ambas as perguntas acima podem ser assumidas como caminhos para se melhorar resultados, embora se deva ter sempre em mente que o bom gerenciamento demandará um acompanhamento adequado e que o treinamento de um colaborador deverá sempre ser “desenhado” sobre uma base sólida de conhecimentos, ou melhor, uma base sólida de seus processos e procedimentos.

Não há como se embasar qualquer treinamento operacional sem que tenhamos em mãos os processos e procedimentos desenhados e customizados para a nossa operação, pois estes serão a base para a capacitação de nossas pessoas.

Como estruturar um Manual de Operação & Manutenção

Os manuais de operação e manutenção devem primeiramente ter como objetivo a retenção e a organização de informações referentes aos processos operacionais da nossa empresa; da mesma forma, devem retratar da forma mais detalhada possível o passo à passo de uma operação, fornecendo informações vitais ao operador e minimizando o risco de falha.

Isto requererá que o responsável por sua elaboração conheça a operação a ser retratada e, principalmente, sobre como (forma mais didática possível) este passo à passo poderá e deverá ser transmitido aos operadores.

A estrutura e conteúdo

Ao se estruturar um Manual de Operação & Manutenção (O&M) deve-se considerar a seguinte estrutura mínima:

1 - Capa indicando o sistema abordado e área ou áreas atendidas

2 - Índice do Manual

3 - Descrição sobre o sistema englobando: A) Nome do sistema; B) Localização física; C) Áreas ou subsistemas atendidos; D)A sua importância ou grau de criticidade para a empresa ou cliente; E) Expectativas do cliente final com a sua correta operação e manutenção.

4 - Quem poderá operá-lo e mantê-lo englobando: A) Habilitação necessária (exigida por lei e pelos respectivos conselhos profissionais); B) Formação mínima; C) Experiência mínima; D) Conhecimentos desejados.

5 - Relação de toda a documentação técnica disponível sobre o sistema abordado: A) Memoriais descritivos; B) Plantas ou pranchas (projetos); C) Outros Manuais e Catálogos; D) Evidências de Comissionamento; E) Planos de Operação, Manutenção e Controle (PMOC); F) Instruções Técnicas de Trabalho.

É muito importante ressaltar que toda esta documentação acima precisará estar organizada e armazenada em local previamente definido e sob a responsabilidade de um profissional da equipe.

Assim como ocorrerá para o Manuel de O&M, a documentação técnica será a fonte mais rica e importante de informações para os operadores, para os responsáveis da manutenção e para projetistas e gestores.

6 - Condições de Projeto e Operação:

Uma das grandes falhas observadas no dia-a-dia de uma operação refere-se justamente à falta de conhecimento dos parâmetros e condições previamente definidos em projeto por parte do seu operador. A falta deste tipo de informação facilitará a adoção de novos ajustes, eventualmente embasados em “experiências passadas” ou “achismos”.

No entanto, considerando que uma edificação e seus respectivos sistemas são “elementos vivos”, ou seja, poderão e deverão ser “ajustados” ao longo de sua vida útil de forma à atender às expectativas de seus usuários e clientes, torna-se de fundamental importância a constante atualização de parâmetros e ajustes, sempre que requerida no processo. Lembre-se também de referenciar e embasar estas eventuais alterações (aumento ou redução da quantidade de usuários, alterações promovidas pela simples deliberação da diretoria, adequações às normas e leis em vigor etc.) sempre que possível, deixando claro ao operador de que não se trata de nenhum processo empírico sem embasamento.

A) Bases de projeto (temperaturas, quantidade de pessoas, taxas de ar externo para a renovação do ar etc.); B) Setpoints previstos; C) Grade horária prevista para a operação: Muitas vezes, observa-se um resultado operacional (desempenho energético) aquém do esperado, sem que se observe se o operador ainda respeita os horários de operação de sistemas previstos na etapa de concepção e projeto. Como exemplo, o simples fato de se ligar mais cedo uma Central de Água Gelada (pré-resfriamento de um edifício) poderá ou não trazer benefícios, o que precisará ser bem avaliado pelo gestor; D) Desempenho esperado para o equipamento ou sistema; E) Outros itens.

7 - Sequências operacionais para a partida e o desligamento de equipamentos e sistemas, considerando: A) A operação em modo “automático”: Muitos gestores questionam a relação de etapas de operação em automático dentro de um manual de operação e manutenção, até mesmo por entenderem que toda e qualquer informação sobre o “automatismo” de um sistema deveria constar apenas do Manual de Operações de um Sistema de Automação Predial. Pois bem, embora a sua visão não esteja de todo errada, torna-se importante ressaltar que a separação de informações referentes a um mesmo sistema (em diferentes manuais ou encartes) não tenderá a facilitar a vida de quem estará no campo. O objetivo de se criar um Manual também deve considerar a proposta de compilação de toda e qualquer informação em um único “volume”, facilitando futuras buscas, o compartilhamento do conhecimento etc. Além disto, será preciso compreender que mesmo os operadores de um sistema de automação deverão conhecer o sistema ao qual operam; B) A operação em modo “normal – manual”: Esta operação requererá um adequado nível de detalhamento, não só em relação ao passo a passo, mas também em relação aos instrumentos, ferramentas e equipamentos de proteção individual ou coletiva a serem usados pelo operador durante a sua atividade no campo. Cuidados como o cumprimento de um check-list de segurança antes de qualquer ativação ou desativação de um equipamento ou sistema deverá ser considerado; C) A operação em modo de “contingência”: Existe uma diferença importante entre as definições de uma operação em modo manual e em modo de contingência. Diferentemente de uma operação em manual, na qual o operador poderá simplesmente seguir uma sequência de ligamento ou desligamento de sistemas, habilitando painéis, equipamentos, dispositivos de controlem etc., a operação em modo de contingência poderá envolver verificações prévias, tomadas de decisão que sacrificarão eventuais áreas ou departamentos  e a adoção de procedimentos e manobras específicas, diferentes das praticadas normalmente. Como exemplo, podemos citar a manobra em modo de contingência quando da queima de um transformador de potência em uma instalação elétrica, sendo necessário a adoção de manobras que coloquem as cargas originalmente atendidas pelo TRAFO danificado, sob a responsabilidade de suprimento e transformação de um outro equipamento (transformador existente). Em várias instalações esse tipo de manobra poderá requerer a “retirada” (desligamento) de cargas não essenciais, de modo a permitir que o transformador remanescente e em operação possa não só absorver as novas cargas, como principalmente manter as cargas vitais e originais ainda em operação.

8 - Pontos de alerta ou “check-up” durante a operação: Este item resume-se na relação de pontos chaves à serem observados pelas equipes de campo, tais como indicadores, parâmetros de funcionamento ou a posição de chaves em painéis; trata-se de um check-list resumo dos pontos chaves a monitorar no campo.

9 - Tabelas rápidas de referência para a operação: São as tabelas de códigos de erro em equipamentos micro processados, de setpoints em uma instalação, e assim por diante.

10 - Recomendações para a manutenção no dia-a-dia (pelo operador): O que deverá ser cuidado pelo operador durante a sua atividade de operação (limpezas, coleta de informações, verificação de níveis de óleo etc.).

11 - Recomendações para a manutenção planejada (preventiva, preditiva, detectiva e corretiva planejada), envolvendo possivelmente as tabelas de atividades e frequências para o cumprimento dos planos de operação e manutenção.

12 - SSMA – Segurança, Saúde e Meio Ambiente

Este capítulo deverá reunir todas as instruções necessárias aos operadores e mantenedores (internos e contratados), contemplando: Normas de segurança interna do cliente; Recomendações para o uso de EPIs e EPCs; Instruções técnicas de segurança.

13 - Telefones e contatos importantes: Aqui deverá constar não só uma relação da hierarquia interna (hierarquia para a comunicação em condições normais e em condição de contingência), como também a relação e formas de contato com fornecedores externos, concessionárias etc.

14 - Responsável pelo Manual de O&M, destacando quem será o responsável pelo eventual esclarecimento de dúvidas e também por receber informações sobre qualquer alteração ou ajuste a ser incorporado no Manual de Operação.

O formato

Embora ainda se ouça muito no mercado quanto a não ser necessário gerar manuais para “leigos”, aprendi há alguns anos, quando executei alguns trabalhos junto a empresas norte americanas, que os manuais precisam “sim” ser detalhados ao seu máximo nível possível.

Como justificativas para esta afirmação, temos que considerar:

I - A concentração de uma informação clara e detalhada em um único documento que possibilite não só a consulta e o esclarecimento de dúvidas, como também a identificação de suas várias etapas e pré-requisitos por parte do operador interessado;

II - Que operações em situações de elevado risco ou contingência poderão levar o operador ao estresse emocional e consequentemente à uma condição de falha, demandando neste caso por uma orientação mais detalhada, quase que um “bê-á-bá” operacional, que o ajudará a se encontrar em momentos de crise.

Ou seja, não se recomenda ser “preguiçoso” ou “curto e grosso” ao se elaborar um manual de operação e manutenção, se desejarmos construir a base sólida para o treinamento de uma equipe.

Portanto, como recomendações para o formato deste manual teremos:

I - Procure se utilizar de desenhos para apresentar e ilustrar o sistema aos operadores, tornando mais fácil a sua compreensão;

II - No que se refere à localização e ao posicionamento de equipamentos e sistemas, use e abuse de desenhos esquemáticos, tais como pequenas plantas:

FIGURA 5: Desenho com a localização de painéis e bombas na CAG

Tabela complementar ao desenho apresentado na FIGURA 5

III - Ilustre e destaque itens e componentes da operação, tais como válvulas de manobra e bloqueio, indicando preferencialmente as suas respectivas condições (normalmente aberta, normalmente fechada ou operada de forma proporcional e automática):

Modelo de representação de componentes em diagrama

Tabela complementar com a posição de válvulas indicadas 

IV - Proponha e ilustre critérios para a identificação de componentes no campo:

Conforme o conceito de TPM (Manutenção Produtiva Total), através de uma de suas ferramentas denominada “MANUTENÇÃO À VISTA”, estamos sugerindo a identificação visual de válvulas e registros em campo, alinhada com a seguinte nomenclatura adotada, a qual visa auxiliar o Operador em suas atividades:


A fim de que possamos melhor identificar estas orientações nas figuras deste manual, foram criados “balões” divididos em duas partes, onde consta: 


Recomenda-se ainda a fixação de placas às válvulas e registros, nas quais estejam registrados os números correspondentes a identificação neste manual, assim como a sua posição normal (aberta / fechada).

 Modelo proposto para a identificação de válvulas 


V - Não deixe de relacionar as características técnicas e importantes dos equipamentos em seu Manual, inserindo tabelas práticas e objetivas conforme o exemplo abaixo:

 “2.1.2  Bomba 3 CV – Anel de distribuição (bicos)”

VI - Procure ilustrar o passo a passo da operação com o máximo de detalhes possíveis, facilitando a compreensão do operador e treinando:

Passo 6 - Partindo as URL (CHILLERS) - Escolher as URL e posicionar as respectivas chaves seletoras na posição "Manual", permitindo assim a partida das unidades. Após a partida das unidades o operador deverá observar se todo o sistema está atuando de forma adequeada.


Passo 7 - Ponto de Atenção - Jamais mexa nas botoeiras adaptadas internamente ao painel URL, pois isto retirará as URL (Chillers) do sistema de automação TECAL, incorrendo em riscos de manter estes equipamentos ativos quando do acionamento do GMG de emergência. A posição destes "interruptores" deverá ser sempre "remoto". Para retornar o sistema ao modo "automático" bastará ao operador executar a operação inversa (Passo 7 ao passo 1), verificando ao final se todos os equipamentos partiram sem nenhuma anormalidade. 

Modelo de sequência operacional em Manual de O&M

1

Teste "sem carga" geradores - Na sala de grupo motogeradores, posicionar-se em frente do painel STEMAC e localizar as controladoras ST 2880 para as unidades GMG 1, 2 e 3. A operação de teste sem carga deverá ser executada em um grupo motogerador por vez, durante o tempo máximo de dez minutos.

2

Teste "sem carga" geradores - Na unidade de controle ST 2080 do GMG # 1, pressione a tecla “SEMI AUTO” e observe se o led na cor verde, localizado no canto superior esquerdo da tecla acendeu. O grupo motogerador # 1 partirá automaticamente e o operador deverá permitir o seu funcionamento em vazio durante 10 minutos.

Lembre-se que Manuais elaborados para “leigos” também poderão ajudar os seus habilitados e experientes operadores em momentos de dúvida ou em momentos de crise.

A gestão destes manuais

É evidente que todo o detalhamento acima recomendado requer um cuidado específico de acompanhamento e atualização periódica, principalmente porque as instalações normalmente se adequam ao uso, ao longo de toda a vida útil do empreendimento, conforme já dissemos.

Sendo assim, recomenda-se fortemente:

Definir uma área responsável pela emissão, revisão e atualização de Manuais (defina claramente esta atividade dentro do “enxoval” de rotinas e atribuições da área); Defina se possível for um responsável (cargo / função); Estabeleça um canal de comunicação, através do qual toda e qualquer solicitação de atualização ou alteração deverá passar; Ainda que não existam solicitações de alteração, estabeleça um prazo mínimo a ser respeitado pela área responsável pelo Manual, para que esta procure a operação e se certifique de que nada vem sendo alterado. Uma frequência ANUAL (12 meses) poderá ser considerada como um bom prazo para essa revisão, sendo sempre importante identificar o número da revisão e respectiva data na capa e nos rodapés internos do procedimento.

A disponibilização dos Manuais

Apesar de normalmente repletos de pó, ainda se considera adequada a disponibilização de Manuais no interior das áreas técnicas onde serão utilizados. Procure apenas sinalizá-lo de forma adequada, não se esquecendo de substituir uma versão anterior, sempre que uma nova for gerada.

Também recomenda-se deixar os arquivos eletrônicos em uma rede interna que permita a consulta por todos os envolvidos.

Além dos Manuais, recomenda-se fortemente disponibilizar nos ambientes técnicos: Plantas e Unifilares / diagramas atualizados; A reprodução de sequências operacionais junto a equipamentos específicos como grupos motogeradores etc.

A capacitação no modelo on the job

Bem, chegamos à parte deste artigo, que considero uma das mais importantes, pois como dissemos, lá no início, um dos objetivos de um Manual de Operação e Manutenção será sempre o de capacitar e/ou reciclar os nossos colaboradores.

Apesar de bastante óbvio, esta é uma das principais dificuldades da média e alta gerência em grande parte das empresas, pois muitos atribuem esta atividade de treinamento “on the job” à contratação de empresas específicas de treinamento, o que não é nada simples, uma vez que pessoas externas à operação desconhecem procedimentos e detalhes.

Primeiramente, será importante reconhecermos que a atribuição de treinar os operadores será sempre de seu gestor e, para que isto aconteça, esse mesmo gestor deverá disponibilizar parte de seu tempo para fazê-lo de forma bastante organizada.

Uma dica importante será utilizar uma ronda diária pelo empreendimento ou instalações para checar o conhecimento de seus colaboradores. Procure sempre levar consigo um operador da área visitada e aplique-lhe uma sabatina quando estiver na sala, pois isto o ajudará à identificar as deficiências e lhe dará a oportunidade de treiná-lo naquele momento.

Faça isto de forma bastante natural e visando sempre a reciclagem e não a penalização do funcionário. Faça-o também com frequência e mostre à sua equipe o quanto você se importa com o conhecimento deles em relação ao sistema.

Enfim, eu acredito que as dicas acima poderão ajudá-lo a construir uma operação mais segura, permitindo-lhe também noites mais tranquilas, sem ser incomodado em sua casa para religar um equipamento, por exemplo.

Alexandre M. F. Lara

Diretor da A. F. Partners Consulting

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