Ao se olhar para os artigos publicados em edições anteriorese que abordaram diferentes temas e cuidados a serem tomados durante o processo de planejamento da manutenção, nota-seque uma eficiente gestão de ativos demandará por registros e controles realizados de forma contínua e precisa, além da atuação da equipe de PPCM na análise de resultados e na revisão de modelos implantados.

Desde a simples etapa de cadastramento de um ativo e a classificação de seu nível de criticidade, o uso de uma ferramenta informalizada de gestão se fará necessário para assegurar o controle de uma edificação e de todos os ativos, equipamentos ou sistemas nela mantidos e operados.

Um CMMS (Sistema Computadorizado de Gestão da Manutenção) é uma ferramenta essencial para a gestão eficiente dos ativos em uma edificação, oferecendo como benefícios importantes as condições para o cadastramento dos ativos de manutenção e de todas as informações consideradas como de vital importância para a sua operação e manutenção.

Entre estas informações, o cadastramento poderá incluir:

– O TAG ou nomenclatura do ativo;

– Dados e características de fabricação e aquisição;

– A sua criticidade funcional;

– Componentes e partes de acordo com o nível de cadastramento adotado pela área de PPCM;

– Catálogos e manuais;

– Desenhos e demais documentos técnicos inerentes ao ativo;

– Documentos e arquivos em realidade avançada, permitindo o treinamento e/ou o esclarecimento de dúvidas ao operador ou manutencista, no campo;

– Relatórios ou laudos de inspeção e manutenção sobre o ativo;

– Planos de operação ou POPs, entre outros.

Todo oplanejamento e programação de manutenções preventivas, preditivas e proativas, evitando a ocorrência de falhas e prolongando a vida útil dos ativos, além de minimizar o tempo de inatividade (downtime) e demais custos associados.Importante ressaltar que este planejamento deverá seguir a estratégia definida para o ativo, a partir de sua criticidade funcional avaliada, lembrando que o objetivo da atividade de manutenção será a preservação da função definida em projeto para o ativo.

Condições para o eventual controle de estoques intermediários ou principais, envolvendo insumos de manutenção, peças de reposição e ferramental. O controle de estoques demandará pela prévia definição de políticas e estoques mínimos, além da realização de um inventário inicial.

Condições para uma adequada e eficiente gestão da mão-de-obra e recursos humanos envolvidos nas atividades de manutenção, permitindo não somente a análise de produtividade de suas equipes, como também a análise quanto a eficácia de sua estratégia de planejamento e programação. Adicionalmente, a análise criteriosa de resultados obtidos permitirá ao planejador identificar demandas específicas como treinamentos necessários.

Condições para a interface e coleta de informações diretamente de IHMs no campo ou a partir de outros tipos de coletores implantados na instalação, permitindo com que:

– Se avalie a necessidade de manutenções por condição (horas trabalhadas, níveis ou diferenciais de pressão, ente outros);

– Se monitore consumos específicos como de energia, água e outros fluidos;

– Se avalie o uso de sistemas e instalações, a partir do monitoramento de ambientes e condições de uso, etc.

Uma adequada interface com o operador ou manutencista, a partir de dispositivos do tipo mobile (celulares ou tablets) ou totens no campo, tornando didática a inserção de informações, além de possibilitar a estruturação prévia de tipos ou causas de falha (agilizando o preenchimento e reduzindo erros), entre outras condições customizáveis previamente.

Geração de relatórios e painéis de controle (dashboards) detalhados sobre custos, volumetrias diversas e desempenhos, quando monitorados. A geração destes relatórios poderá ser customizada para atender os diferentes níveis hierárquicos na organização, além de complementar o processo de manutenção a vista, facilitando a gestão e permitindo análises detalhadas pela equipe de PPCM.

Em resumo, a implantação de um CMMS terá fundamental importância para que se possa gerenciar de forma eficaz e integrada a operação e manutenção em uma edificação, monitorando e reduzindo custos, maximizando o tempo de atividade dos ativos e possibilitando a gestão do ativo durante todo o seu ciclo de vida no empreendimento.

No entanto, apesar de sua importância para a organização, alguns cuidados devem ser tomados para a seleção da ferramenta mais adequada às suas necessidades e expectativas.Isto exigirá com que o planejamento da manutenção seja previamente estruturado, acomodando expectativas e necessidades, além de identificando condições e informações a serem fornecidas pelo sistema informatizado.

Neste sentido, será importante considerar os seguintes fatores:

Funcionalidades essenciais

– Gerenciamento de ordens de trabalho ou serviço: Certifique-se de que o CMMS permita criar, atribuir e acompanhar ordens de serviço de manutenção preventiva, corretiva (planejada e não planejada), preditiva, proativa ou de inspeção, de forma eficiente;

– Planejamento e controle de manutenções: Verifique se é possível programar e acompanhar manutenções preventivas individualizadas para cada ativo;

– Gestão de inventários: Avalie se o sistema controla e rastreia adequadamente o estoque de peças, materiais de consumo, insumos e ferramentas;

– Gerenciamento de ativos: Analise se o CMMS mantém um registro centralizado com informações detalhadas sobre os ativos, como histórico de manutenções e documentos técnicos ou administrativos de manutenção.

Escalabilidade e customização

– Confirme se o software atende plenamente as suas necessidades e expectativas apontadas pelo planejamento e conjunto de estratégias adotadas pelo PPCM;

– Avalie se o CMMS permite customizações, principalmente possíveis de serem implementadas pelas equipes locais de PPCM, sem demandas por investimentos adicionais;

– Verifique o potencial de integrações do sistema em relação a IHMs, ERPs e concentradores de medições e leituras no campo;

– Avalie o potencial de ampliação da ferramenta em função de um futuro crescimento da organização;

– Considere a análise de atualizações futuras da ferramenta, para a continuidade do atendimento às suas necessidades.

Facilidade de uso e suporte

– Avalie a interface do usuário e a curva de aprendizado para garantir que o CMMS seja intuitivo e fácil de usar;

– Avalie o suporte técnico oferecido pelo desenvolvedor e provedor do sistema, incluindo o momento de implantação e importação de dados e planilhas previamente ajustadas (cargas), assim como para o treinamento e assistência contínua.

Recursos avançados

– Considerando a era da manutenção 4.0 e o uso de inteligência artificial na área de manutenção, avalie o potencial de uso da ferramenta em modalidades como preditiva e proativa baseada em históricos, em IoT e em IA (Inteligência Artificial);

Avalie o potencial de emissão de relatórios online e em tempo real, assim como a emissão de relatórios personalizados;

– Avalie a disponibilização de APPs para mobiles e o nível de suporte oferecido pela empresa fornecedora do CMMS.

Custos da ferramenta e retorno sobre o investimento

– Avalie os custos iniciais e recorrentes do CMMS, incluindo licenças, implementação e treinamento;

– Analise o potencial de retorno sobre o investimento, considerando os benefícios em termos de redução de custos operacionais, aumento da eficiência e prolongamento da vida útil dos ativos.

No que se refere aos pontos de atenção para a implantação da ferramenta, observem os cuidados necessários quanto a estruturação prévia das políticas e estratégias de manutenção, assim como do modelo de planejamento, programação e controle da manutenção, antes de partir para a escolha da ferramenta, pois nem todos os sistemas CMMS oferecidos no mercado poderão atendê-los.

Por fim, não existe como gerir adequadamente a área de manutenção sem a visualização reagida e eficaz de resultados, ainda mais considerando que uma edificação de médio ou grande porte poderá abrigar aproximadamente 1000 a 3500 ativos de manutenção, além de subcomponentes em seus sistemas prediais.